Τη σύγκληση και λήψη Αποφάσεων στα συλλογικά όργανα της Πρωτοβάθμιας Αυτοδιοίκησης αφορά, μεταξύ άλλων, η αριθμ. 40/31.3.2020 Εγκύκλιος που εξέδωσε ο Γενικός Γραμματέας Εσωτερικών & Οργάνωσης του Υπουργείου Εσωτερικών.
Το κείμενο εστιάζει ιδίως στις συνεδριάσεις δια “περιφοράς” και στις τηλεδιασκέψεις.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται να δοθεί στο ποιες νομοθετικές διατάξεις πρέπει (σύμφωνα με την Εγκύκλιο) να τηρούνται και ποιες όχι, ανά είδος συνεδρίασης.
« Όπως σας έχουμε ενημερώσει με την υπ’ αριθμ. 18318/13.03.2020 (ΑΔΑ: 9ΛΠΧ46ΜΤΛ6-1ΑΕ) Εγκύκλιό μας, με το αρ.10 της από 11 Μαρτίου 2020 ΠΝΠ “Κατεπείγοντα μέτρα αντιμετώπισης των αρνητικών συνεπειών της εμφάνισης του κορωνοϊού Covid-19 και της ανάγκης περιορισμού της διάδοσής τους” (Α’ 55), ρυθμίζονται θέματα σύγκλησης και λήψης αποφάσεων των πάσης φύσεως συλλογικών οργάνων των Δήμων, των Περιφερειών και των εποπτευόμενων Νομικών τους Προσώπων κατά το διάστημα λήψης των μέτρων αποφυγής της διάδοσης του κορωνοϊού COVID-19, προς συμμόρφωση με τις γενικές οδηγίες υγιεινής. Την περίοδο αυτή, οι Αιρετοί των Δήμων οφείλουν στη πλαίσιο της ευελιξίας που τους παρέχει η νομοθεσία να ασκούν τις αρμοδιότητές τους με γνώμονα την κάλυψη και εξυπηρέτηση των αναγκών της τοπικής τους κοινωνίας.
Προς υποβοήθηση του έργου τους και για την επίτευξη του σκοπού αυτού προβλέπεται στην εν λόγω διάταξη ότι κατά το ανωτέρω διάστημα, τα πάσης φύσεως συλλογικά όργανα διοίκησης των Δήμων (Δημοτικό Συμβούλιο, Εκτελεστική Επιτροπή, Οικονομική Επιτροπή, Επιτροπή Ποιότητας Ζωής, Συμβούλια Κοινοτήτων με πληθυσμό άνω των 300 κατοίκων, Επιτροπή Διαβούλευσης, κ.ά.) μπορούν να συνεδριάζουν, είτε δια περιφοράς, είτε δια τηλεδιάσκεψης.
Στην περίπτωση της δια ζώσης σύγκλησης των συλλογικών οργάνων, οι συνεδριάσεις πραγματοποιούνται κεκλεισμένων των θυρών, τηρώντας το νομοθετικό πλαίσιο που καθορίζει τα μέτρα αντιμετώπισης των αρνητικών συνεπειών της εμφάνισης του κορωνοϊού COVID-19 και της ανάγκης περιορισμού της διάδοσής του.
Με την παρούσα Εγκύκλιο παρέχονται διευκρινήσεις αναφορικά με τη συνεδρίαση των συλλογικών οργάνων των Δήμων είτε δια περιφοράς είτε δια τηλεδιάσκεψης.
α) ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗ ΔΙΑ ΠΕΡΙΦΟΡΑΣ
Η δια περιφοράς συνεδρίαση, ερείδεται στις διατάξεις του άρθρου 67, παρ.5 του ν.3852/2010, όπως τροποποιήθηκαν με τις αντίστοιχες του άρθρου 184, παρ.1, του ν.4635/2019. Όπως σας έχουμε ήδη επισημάνει, με την αρ. 18318/13.03.2020 Εγκύκλιό μας, κατά το διάστημα λήψης των μέτρων αποφυγής και διάδοσης του κορωνοϊού COVID-19, η δια περιφοράς συνεδρίαση μπορεί να λαμβάνει χώρα εκ του νόμου, χωρίς να απαιτείται αιτιολόγησή της.
Πιο συγκεκριμένα, για τη διεξαγωγή της δια περιφοράς συνεδρίασης απαιτείται η έκδοση Πρόσκλησης. Στην Πρόσκληση αντί τόπου συνεδρίασης αναγράφεται ότι αυτή θα διεξαχθεί δια περιφοράς και ο τρόπος (μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφώνου, κ.ά.) και διαδικασία διεξαγωγής της. Επίσης, στην Πρόσκληση περιλαμβάνονται τα θέματα της ημερήσιας διάταξης καθώς και ο χρόνος έναρξης και λήξης της συνεδρίασης. Για την έκδοση και γνωστοποίηση της Πρόσκλησης στα μέλη του συλλογικού οργάνου, εφαρμογή έχουν οι ισχύουσες διατάξεις (Άρθρα 67, παρ.4 και 75, παρ.6 του ν.3852/2010).
Ο Πρόεδρος του συλλογικού οργάνου οφείλει να αποστέλλει έγκαιρα στα μέλη τις εισηγήσεις των θεμάτων καθώς και την πρόταση επί της οποίας τα μέλη καλούνται να ψηφίσουν για κάθε θέμα (Επισημαίνεται, ότι και στη συνεδρίαση δια περιφοράς όπως και στη δια ζώσης συνεδρίαση, δεν επιτρέπεται η διατύπωση εναλλακτικών προτάσεων προς ψήφιση εκτός από τις περιπτώσεις που αυτό προβλέπεται ρητά).
Τα μέλη εν συνεχεία αποστέλλουν τη ψήφο τους με οποιοδήποτε τρόπο υποδεικνύεται από τον Πρόεδρο (π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μήνυμα κινητής τηλεφωνίας, τηλεομοιότυπο, κ.ά.) κατά το διάστημα διεξαγωγής της συνεδρίασης (Ο τρόπος αποστολής της ψήφου δέον είναι να αναγράφεται στην Πρόσκληση).
Επισημαίνεται ότι η προθεσμία των τριών ημερών (αναφορικά με τη σύγκληση του Δημοτικού Συμβουλίου, της Οικονομικής Επιτροπής και της Επιτροπής Ποιότητας Ζωής) για την κοινοποίηση της Πρόσκλησης μπορεί να συντμηθεί σε περίπτωση κατεπειγουσών περιπτώσεων (άρθρα 67, παρ.5 και 75, παρ.6 του ν.3852/2010).
Ακολούθως, εάν έχει ήδη σταλεί Πρόσκληση και καταρτιστεί η ημερήσια διάταξη, στη συνεδρίαση δια περιφοράς μπορεί να συζητούνται θέματα εκτός ημερησίας διάταξης, με την προβλεπόμενη διαδικασία (άρθρο 67, παρ. 7 του ν. 3852/2010).
Ο νομοθέτης θέτει, πλέον με την ΠΝΠ της 30ης Μαρτίου 2020 (Α΄ 75), ως μόνη προϋπόθεση για τη νομιμότητα της συνεδρίασης δια περιφοράς, τη συμμετοχή, έως την 31η Μαΐου 2020, του ενός δευτέρου (1/2) των μελών του οικείου Συμβουλίου (Άρθρο τεσσαρακοστό τρίτο: «Κατεπείγουσες ρυθμίσεις για τη λειτουργία των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης» της από 30 Μαρτίου 2020 ΠΝΠ (ΦΕΚ 75 Α΄): «Μέτρα αντιμετώπισης της πανδημίας του κορωνοϊού COVID-19 και άλλες κατεπείγουσες διατάξεις». Δεν ισχύουν, επομένως, οι διατάξεις του άρθρου 96, παρ. 2 και 3 του Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων (ΚΔΚ, κυρωτ. ν.3463/2006), καθώς και οι αντίστοιχες του άρθρου 75, παρ. 1 του ν. 3852/2010 για την έλλειψη απαρτίας στο Δημοτικό Συμβούλιο και την Οικονομική Επιτροπή ή Επιτροπή Ποιότητας Ζωής, αντίστοιχα).
Δεν απαιτείται, ωστόσο, η λήψη διακριτής, εκ των προτέρων απόφασης με την οποία τα μέλη θα αποφαίνονται για τη διεξαγωγή ή μη της συνεδρίασης δια περιφοράς, αλλά θεωρείται ότι η συμμετοχή αυτή εξασφαλίζεται αν, έστω και σε ένα θέμα της ημερήσιας διάταξης, ψηφίσουν συνολικά είτε θετικά, είτε αρνητικά, είτε δηλώσουν έστω ότι απέχουν από τη ψηφοφορία (δήλωση παρόν), τουλάχιστον το ½ των μελών.
Σημειώνεται ότι οι αποφάσεις που λαμβάνονται με τον τρόπο αυτό, ανακοινώνονται από τον Πρόεδρο του συλλογικού οργάνου στην πρώτη συνεδρίαση, μετά τη λήξη των μέτρων αποφυγής της διάδοσης του κορωνοϊού COVID-19.
Για τη διεξαγωγή της συνεδρίασης τηρείται Πρακτικό. Σ’ αυτό σημειώνεται οπωσδήποτε η εισήγηση επί του θέματος, τυχόν απόψεις των μελών που έχουν διατυπωθεί εγγράφως (ή αναγραφεί σε ηλεκτρονικό μήνυμα), όπως και κάθε κείμενο που τυχόν θα παραδώσει ο Σύμβουλος, καθώς και οι ψήφοι επί της πρότασης.
Επομένως, δεν χρειάζεται η υπογραφή αυτών από τους συμμετέχοντες Δημοτικούς Συμβούλους, αφού η συμμετοχή, η ψήφος ή η, τυχόν, τοποθέτησή τους αποδεικνύονται από το αποστελλόμενο έγγραφό (ή ηλεκτρονικό μήνυμά) τους.
β) ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗ ΔΙΑ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ
Η συνεδρίαση με τηλεδιάσκεψη μπορεί να λάβει χώρα με κάθε πρόσφορο ηλεκτρονικό μέσο (όπως skype, εφαρμογές κοινωνικής δικτύωσης με δυνατότητα βιντεοκλήσης κ.λπ.), το οποίο καθορίζεται στην Πρόσκληση που απευθύνει ο Πρόεδρος του Δημοτικού Συμβουλίου.
Επίσης, μετά την έκδοση και δημοσίευση της υπ’ αριθμ. 1822/16.03.2020 Εγκυκλίου του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης μπορεί να γίνει με χρήση της τεχνολογίας του e-presence (www.epresence.gov.gr)
Στην περίπτωση συνεδρίασης με τηλεδιάσκεψη συνεχίζουν να έχουν εφαρμογή οι ισχύουσες διατάξεις που ρυθμίζουν τη σύγκληση, την απαρτία, τον τρόπο λήψης των αποφάσεων και γενικότερα τη λειτουργία των συλλογικών οργάνων.»
Το πλήρες κείμενο της Εγκυκλίου είναι διαθέσιμο ΕΔΩ
